Le registre des traitements, impose par l'article 30 du RGPD, doit recenser l'ensemble des traitements de donnees personnelles realises par l'entreprise. Les usages de l'IA generative y figurent rarement de maniere explicite dans les entreprises qui n'ont pas encore structure leur gouvernance sur ce sujet, ce qui constitue une lacune frequemment identifiee lors des controles.
Pourquoi l'IA generative doit figurer dans le registre
Des lors qu'un outil d'IA generative traite des donnees personnelles, meme de maniere ponctuelle (resume d'un email contenant des coordonnees, analyse d'un CV), ce traitement releve du champ d'application de l'article 30 et doit etre documente au meme titre qu'un traitement RH ou commercial classique.
Les informations a renseigner pour chaque traitement
La finalite du traitement (assistance a la redaction, analyse de documents, support client), les categories de donnees et de personnes concernees, le ou les fournisseurs d'IA impliques et leur localisation, la duree de conservation appliquee par ces fournisseurs, et les mesures de securite mises en place (comme une detection DLP).
Un ou plusieurs traitements selon les usages
Selon la diversite des usages de l'IA generative dans l'entreprise, il peut etre pertinent de creer une seule fiche de traitement generale ("usage de l'IA generative par les salaries") ou plusieurs fiches distinctes lorsque les finalites different significativement (support client, ressources humaines, developpement logiciel), chacune avec ses propres categories de donnees et son propre niveau de risque.
Tenir le registre a jour dans la duree
Les usages de l'IA generative evoluent rapidement, avec de nouveaux outils adoptes regulierement par les equipes. Le registre doit etre revu periodiquement pour rester fidele a la realite des usages, ce qui suppose une visibilite continue sur les outils effectivement utilises. Un proxy IA centralisant les acces, comme CoffreIA, facilite cette mise a jour en donnant une vue d'ensemble des fournisseurs et volumes reellement utilises, plutot que de devoir enqueter aupres de chaque equipe.